Varstvo osebnih podatkov

POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV:

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v Občini Poljčane je družba:

DATAINFO.SI, d.o.o., Tržaška cesta 85, 2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

POLITIKA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti občane, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z Občino Poljčane (v nadaljevanju: občina) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša občina.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba) in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kak način naša občina kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec
Upravljavec osebnih podatkov je:

OBČINA POLJČANE
Bistriška cesta 65, 2319 Poljčane
E-pošta: obcina@poljcane.si
Telefon: 02/8029 220

Pooblaščena oseba
V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

Osebni podatki
Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov
Občina zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu
Občina lahko na osnovi določil v zakonu obdeluje določene osebne podatke. Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog je Zakon o lokalni samoupravi. Med drugimi zakoni, na podlagi katerih se obdelujejo vaši podatki, izpostavimo še:  Stanovanjski zakon, Zakon o prostorskem načrtovanju, Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev, Zakon o prekrških, Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju itd.

Vsi veljavni predpisi s področja lokalne samouprave so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva: https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-javno-upravo/zakonodaja/

Občina na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum in kraj rojstva, EMŠO, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah itd. kot nam narekuje zakonodaja.

V omejenih primerih je v občini možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe
V primeru, ko z občino sklenete določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, občina ne more skleniti pogodbe, prav tako vam občina ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako smemo na podlagi Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na: obcina@poljcane.si ali z redno pošto na naslov občine: Občina Poljčane, Bistriška cesta 65, 2319 Poljčane.

Zakoniti interes
Občina, kot javni organ, lahko izjemoma pri opravljanju nalog iz svoje pristojnosti uveljavlja tudi pravno podlago zakonitega interesa, kadar opravljanja naloge v okviru t.i. tržne dejavnosti. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa občina vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o dogodkih, izobraževanjih in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na: obcina@poljcane.si ali z redno pošto na naslov občine: Občina Poljčane, Bistriška cesta 65, 2319 Poljčane.

Obdelava na podlagi privolitve
V kolikor občina nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• naslov elektronske pošte za namen obveščanja in komunikacije,
• davčna številka oziroma EMŠO za namene morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti (npr. neplačilo prehrane),
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava fotografij v glasilu) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih v občini;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in sedaj tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na: obcina@poljcane.si ali z redno pošto na naslov občine: Občina Poljčane, Bistriška cesta 65, 2319 Poljčane.

Način pridobitve osebnih podatkov
Ko na občini posameznik vloži vlogo za pridobitev dovoljenj ali uveljavljanje pravic, ki so v pristojnosti občine, ta z vlogo pridobi navedene osebne podatke, ki jih občina pridobiva na osnovi zakondaje. V kolikor se posameznika zaprosi za dodatne podatke, npr. telefonska številka, e-pošta, za lažje komuniciranje in obveščanje, je to v vlogi posebej zabeleženo. Občina lahko v okviru izvajanja javnih nalog na osnovi posredovane vloge posameznikove osebne podatke pridobi tudi iz drugih virov, kot so na primer: Elektronska evidenca Ministrstva za notranje zadeve – Centralni register prebivalstva (e-CRP), Centralna evidenca Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev.

Osebne podatke občina pridobi tudi na podlagi videonadzornega sistema, ko obiščete poslovne prostore občine. Ravno tako lahko pridobimo vaše podatke na osnovi vašega obiska spletnih strani občine ob npr. pošiljanju vprašanj, mnenj ali pobud v zvezi z našo občino preko kontaktnih obrazcev.

Hramba in izbris osebnih podatkov
Občina bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor občina podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon, s tem da je dolžna nekatere podatke hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih občina obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, občina hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in občino do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani občina podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih občina obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo občina hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Občina lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko občina zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov
Občina lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik so predvsem:

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google);
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Občina v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil občine in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Občina kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne občine.

Piškotki
Spletna stran občine deluje s pomočjo t.i. piškotkov. Piškotek (angl. cookie) je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto in pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje uporabniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov lahko torej ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran turizem-poljcane.si uporablja piškotke, ki naredijo spletno stran uporabno, saj omogočajo osnovne funkcije. Spletna stran brez teh piškotkov ne deluje pravilno.

Spletna stran turizem-poljcane.si uporablja naslednje piškotke:

Varovanje podatkov in točnost podatkov
Občina skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Sami ste odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Trudili se bomo, da bodo vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov
V skladu s Splošno uredbo imate kot posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
• Zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
• Zahtevate popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
• Zahtevate izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
• Ugovarjate nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
• Zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
• Zahtevate prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
• Prekličete privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na: obcina@poljcane.si ali z redno pošto na naslov občine: Občina Poljčane, Bistriška cesta 65, 2319 Poljčane.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko  zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko uporabite tudi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: Obrazec SLOP

V primeru, da menite, da so vaše pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca. Povezava na: Obrazec Pritožba_P-SLOP

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas.

Objava sprememb
Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.